Діловодство керівника компанії
Декілька порад про те, як вести облік листування, кореспонденції та фінансових документів компанії.
Вам варто завести папку обліку всього листування між вами та представниками компанії. Зміст цієї папки має бути розсортований у хронологічному порядку, при цьому немає необхідності у складанні алфавітного покажчика до конкретних розділів. Важливу кореспонденцію можна позначити закладками.
У папці варто зберігати всі службові записки, якими ви обмінюєтеся з командою менеджерів. Ці відомості вам знадобляться, коли необхідно буде освіжити в пам'яті питання, які обговорювалися між вами, для складання точної картини ситуації на підприємстві. Не слід конспектувати будь-яку розмову з підприємцем.
Але якщо ви регулярно вестимете нотатки подібних розмов, вам буде легше виділяти основні моменти, що виникають під час обговорень. Вгорі сторінки позначте назву інвестиційного проекту та переконайтеся, що поміщаєте сторінку у спільну папку листування. Це допоможе вам згадати, про що ви говорили з представниками компанії, і точніше судити про прогрес підприємства.
Облік фінансових документів
Крім папки з юридичною документацією та спільною кореспонденцією, вам варто завести папку для щомісячної фінансової звітності та щорічних аудиторських висновків. Сюди варто також поміщати інші фінансові документи, наприклад, податкові декларації та оперативні звіти з продажу. Крім того, тут також слід зберігати всі прогнози та відомості про фактичні показники ефективності. Так вам легше вести моніторинг діяльності компанії, в яку ви вкладаєте свої кошти. У цю папку також можна вкладати звіти на одну-дві сторінки про фінансове становище, надані керівництвом компанії. Так буде легше вести облік фінансової інформації та самостійно стежити за прогресом підприємства.
Автор: Олександр Бєлов