Як правильно організувати ділову зустріч
Зустрічі часто йдуть не за планом. Часом вони бувають погано організовані, їхня тема часто визначена нечітко. Учасники вимовляють безладні репліки, всьому заходу не вистачає організованості. Хід зустрічі може легко вийти з-під контролю. Однак цього можна уникнути, якщо ви правильно все організуєте.
Точно знайте, хто йде на зустріч, і твердо позначте час, тривалість і тему зустрічі, повідомивши учасників.
Сплануйте перебіг зустрічі. Позначте часові рамки для обговорення кожної з тем, які підніматимуться під час зустрічі. Має сенс наперед поділитися планом зустрічі з усіма людьми, які будуть присутні на зустрічі щонайменше за тиждень. Це дозволить усім учасникам переглянути план зустрічі або внести до нього зміни.
Нехай відповідальність за графік зустрічі та за дискусії несе одна конкретна людина. Саме він має спрямовувати бесіду у потрібне русло. Він має підбивати підсумки зустрічі та проясняти обговорені теми.
На самому початку зустрічі проясніть, які порушуватимуться теми, і, можливо, доведеться обговорити пізніше.
Заплануйте ще одну зустріч, якщо на зборах не вдасться відповісти на запитання всіх учасників. Велика помилка – намагатись помістити всі теми в одну зустріч, якщо раптом порушуються непередбачені питання. Організуйте кожну зустріч описаним вище чином, приділяючи увагу іншим темам та деталям.
Зробіть резюме зустрічі та роздайте його відвідувачам. Інформація повинна також відображати дати та час проведення наступних зустрічей.
Автор: Олександр Бєлов