Тендерні перегони: шлях до перемоги
Як показує сучасна статистика, сьогодні на ринку Росії та країн СНД можна знайти близько 20 мільйонів відкритих тендерів приблизно у 24 економічних галузях. І, незважаючи на досить жорсткі умови відбору, компаній, які бажають випробувати свої сили, також цілком достатньо. Це пояснюється тим, що подібні проекти є чудовою можливістю для підприємств розширити ринки збуту та вийти на новий рівень розвитку. В даний час абсолютна більшість (90%) постачання обладнання здійснюється на конкурсній основі.
Проте, для досягнення успіху, участь компанії в тендері має починатися ще до оголошення, оскільки тут йдеться не лише про підготовку необхідного пакету документів. Насправді, підготовка повинна здійснюватись у перманентному режимі (можливо, задовго до моменту оголошення конкурсу) шляхом постійної оптимізації робочих процесів підприємства та напрацювання практичного досвіду.
Нижче наведено три «золоті правила», які дозволяють компанії підвищити шанси на перемогу у тендерах
- Збирайте та консолідуйте всю інформацію зі своїх клієнтських баз.
- Дотримуйтесь чіткого та прозорого алгоритму бізнес-процесів для ефективної взаємодії окремих департаментів під час розробки тендерної пропозиції.
- Використовуйте відомі механізми та визнані практики для вдосконалення поточних процесів роботи із тендерними проектами.
В очікуванні тендеру
Для того щоб підготувати пропозицію, яка, напевно, зацікавить замовника, необхідно знати про неї якнайбільше: не тільки її поточні потреби та стан, а й стратегічні цілі, і навіть особливості його позиціонування на рику.
Зберігаючи та консолідуючи всі клієнтські дані в CRM-системі, ви зможете постійно тримати «руку на пульсі» і ще до оголошення тендера орієнтуватися в тому, які товари та в якому обсязі можуть незабаром знадобитися замовнику, а також, що потрібно від вашої компанії для виграшу у конкурсі.
Розробка виграшної пропозиції
З моменту оголошення конкурсу пріоритетним завданням є виконання багатьох вимог, пов'язаних із належною підготовкою у зазначені терміни необхідних документів. При цьому розробка тендерної пропозиції включає не лише внутрішню мобілізацію підприємства, а й спілкування з іншими учасниками процесу, насамперед, з підрядниками та постачальниками для узгодження умов та формування ефективного робочого механізму.
Виконання всіх цих процедур є досить складною і трудомісткою роботою, оскільки вимагає напруженої уваги та ретельного опрацювання нюансів. Якщо врахувати, що більшість компаній найчастіше беруть участь у кількох тендерах одночасно, існує досить великий ризик не вкластися в задані терміни і, тим самим, істотно зменшити свої шанси на виграш. Процесний підхід дозволяє впорядкувати та чітко регламентувати робочі процеси компанії, що спрощує організацію підготовки до конкурсу та практично виключає можливість помилки.
Так, впровадження CRM-системи Terrasoft забезпечує компанії:
- поетапне виконання всіх необхідних підготовчих процедур у порядку їхньої пріоритетності та з урахуванням заданих термінів;
- чітке формулювання індивідуальних завдань та цілей для кожного окремого співробітника;
ефективну взаємодію між усіма структурними підрозділами підприємства. Управління роботою всіх департаментів кожному етапі здійснюється у автоматичному режимі у вигляді бізнес-процесів, що дозволяє персоналу всю свою увагу звернути на якісне виконання обов'язків. При цьому керівництво отримує прості та зручні важелі управління загальним робочим процесом.
Крім того, використання CRM-системи дозволяє систематизувати та оптимізувати організацію документообігу, спрощуючи та прискорюючи процес формування тендерного пакету документів.
Життя після тендеру
Незалежно від результатів конкурсу, робота з тендером у компанії має продовжуватися, в чому якнайкраще допоможе CRM-система. Формування вирви тендерів дозволить вам об'єктивно оцінити поточну ситуацію з урахуванням усіх перемог, поразок та потенційних можливостей компанії.
Безперечною перевагою системного підходу у підготовці тендерів є гнучкість менеджменту. Сьогодні дуже популярним є «ситуативно-інтуїтивний» підхід, який має на увазі суб'єктивну оцінку шансів на перемогу. Аналізуючи всю зібрану та систематизовану системою інформацію з минулих тендерів, ви завжди зможете максимально тверезо оцінити свої реальні ресурси та зосередитися на найбільш перспективних для вас проектах.
Постійно відстежуючи підготовку кожної тендерної пропозиції в динаміці та оцінюючи її на різних етапах бізнес-процесу, ви зможете ретельно контролювати всі успіхи та недоліки, оптимізуючи роботу підприємства та домагаючись зростання обсягів продажу.
Автор: Олександр Бєлов